Partnerzy biznesowi

Bank współpracuje z wieloma partnerami biznesowymi jako nabywca dóbr i usług z różnorodnych segmentów rynku. Główni kontrahenci świadczą usługi związane z najmem i obsługą oddziałów i powierzchni biurowych, usług i zakupu sprzętu IT, usług ochrony i marketingu.

Zasady współpracy z dostawcami Banku Millennium są opisane w „Instrukcji wyboru dostawców i realizacji zakupów”.
Definiuje ona m.in. organizację procesu zakupowego, role poszczególnych uczestników procesu oraz kryteria wyboru dostawców. Wyłanianie dostawców odbywa się w ramach przetargów, co pozwala zastosować obiektywne kryteria wyboru. Aby zapewnić przejrzystość procesu zakupowego, oceny merytoryczne i komercyjne ofert dokonywane są przez niezależne jednostki Banku. Główne ryzyko wynikające z niewłaściwej współpracy z dostawcami wiąże się z ograniczeniem możliwości świadczenia usług bankowych.

Na podstawie umów agencyjnych Bank współpracuje z brokerami. Współpraca polega na powierzeniu przedsiębiorcom przez Bank czynności określonych w umowie, związanych z pośredniczeniem w sprzedaży produktów hipotecznych. Zazwyczaj umowy agencyjne zawarte przez Bank są umowami outsourcingowymi. Część oddziałów Banku prowadzona jest na podstawie umów franczyzowych zawartych z przedsiębiorcami. Od 2021 roku podobną współpracę z brokerami rozpoczęła spółka Millennium Leasing sp. z o.o.

Spółki Banku współpracują z partnerami biznesowymi na podstawie umów współpracy o charakterze agencyjnym.
Są one zawierane z pomiotami gospodarczymi lub poszczególnymi osobami pracującymi w danej jednostce organizacyjnej (Reprezentantami).

Do kryteriów wyboru dostawców w procesie przetargu należą korzystna relacja jakości do kosztu świadczenia usługi lub dostarczanego dobra oraz czas realizacji zamówienia i płatności. Uwzględniana jest również wiarygodność merytoryczna i finansowa oferenta.

Lokalizacja geograficzna dostawców nie jest kryterium wyboru. W uzasadnionych przypadkach wśród aspektów mających wpływ na wybór dostawcy Bank bierze także pod uwagę czynniki środowiskowe i społeczne.

W przypadku zakupu towarów, z których korzysta cała Grupa, stosowana jest polityka wyboru dostawców obowiązująca w Banku. Specyficzne kryteria wyboru dostawców są stosowane w Spółkach jeśli wymagają tego oddzielne przepisy, np. regulujące działalność funduszy i towarzystw funduszy inwestycyjnych w przypadku Millennium TFI.

[GRI: 308-1, 414-1] Ważnym elementem regulacji zakupowych jest wymóg stosowania klauzul etycznych i/lub środowiskowych w umowach, gdzie te zapisy mogą mieć zastosowanie (np. zapisy BHP w umowach na dostarczenie usług budowlanych lub środowiskowe w umowach dotyczących utylizacji odpadów). [GRI: 205-2, FS5] Każdy dostawca biorący udział w przetargu, poprzez podpisanie oświadczenia, zobowiązuje się do przestrzegania zasad zawartych w „Kodeksie Etycznym Grupy Banku Millennium”, w tym do poszanowania praw człowieka i respektowania zasad polityki antykorupcyjnej. Dodatkowo w obecnie zawieranych umowach z dostawcami została włączona klauzula potwierdzająca przestrzeganie zapisów Kodeksu Etycznego przez dostawców. W 2022 zostały opracowane „Wytyczne dotyczące zrównoważonego rozwoju dla dostawców”. Potencjalni dostawcy, w oświadczeniach przez nich podpisywanych zobowiązują się do ich przestrzegania. Ponadto w procesie wyboru dostawców Grupa stosuje Kwestionariusz dla dostawców w zakresie zrównoważonego rozwoju.

Wykonanie istotnych dla Banku umów jest monitorowane. Oceniana jest jakość i terminowość świadczonych usług i dostarczonych towarów, a także sytuacja finansowa dostawców. W uzasadnionych przypadkach prowadzone są audyty w siedzibach dostawców, umożliwiające ocenę bezpieczeństwa i ciągłości prowadzenia ich działalności biznesowej. W roku 2022 w Banku w przypadku ok 1946 umów monitorowano ilość i jakość dostarczonych towarów i usług. W przypadku 35 umów monitorowaniu podlegała sytuacja finansowa dostawców oraz awaryjne plany działania. W Grupie Banku Millennium w przypadku ok. 2131 umów monitorowano natomiast ilość i jakość dostarczonych towarów i usług.

Odmienne typy partnerów biznesowych obecne są w działalności Millennium TFI i zarządzanych przez nie funduszy. Należą do nich: agent transferowy prowadzący rejestry uczestników, depozytariusz aktywów funduszy, dystrybutorzy jednostek uczestnictwa, podmiot prowadzący księgi funduszy i obliczający wartość aktywów funduszy, dostawcy usług biurowych, transportowych, prawnych i informatycznych, podmiot przechowujący dokumenty oraz podmiot obsługujący obieg korespondencji, podmiot prowadzący księgi Towarzystwa (Bank), banki i domy maklerskie jako kontrahenci funduszy. Główne kategorie dostawców usług dla Towarzystwa i funduszy to dystrybutorzy jednostek uczestnictwa, agent transferowy, depozytariusz aktywów funduszy, kontrahenci funduszy (banki i domy maklerskie), doradcy prawni i audytorzy finansowi oraz dostawcy usług informatycznych.

Umowy z dostawcami Millennium TFI zawierane są, a warunki świadczenia usług określane, w oparciu o przepisy prawa regulujące działalność funduszy i towarzystw. W zakresie, którego nie obejmują powyższe przepisy Towarzystwo stosuje Kodeks Etyczny Grupy Banku Millennium regulujący zasady nawiązywania i utrzymywania relacji z dostawcami towarów i usług.

Główne kryteria wyboru dostawców określone są w przepisach regulujących działalność funduszy i towarzystw funduszy inwestycyjnych. Ze względu na odmienne regulacje dotyczące towarzystw i banków, kryteria stosowane przez Towarzystwo mogą się istotnie różnić od kryteriów stosowanych przez Bank Millennium. W zakresie, w jakim Towarzystwo korzysta z rozwiązań grupowych przy zakupach towarów i usług, stosowana polityka wyboru dostawców jest zgodna z zasadami ujętymi w Kodeksie Etyki Grupy Banku Millennium.

[GRI: FS5] Towarzystwo nie zobowiązywało swoich dostawców do przestrzegania standardów etycznych i środowiskowych. Zobowiązania takie są stosowane w przypadkach zawierania przez Towarzystwo z dostawcami umów grupowych, zgodnie z zasadami zawartymi w Kodeksie Etycznym Grupy Banku Millennium.

Millennium Leasing sp. z o.o. współpracuje z dostawcami środków trwałych, które stanowią przedmiot umów leasingu. Współpraca realizowana jest w ramach Programów Vendorskich. Potencjalny partner, przed nawiązaniem współpracy, weryfikowany jest przez Millennium Leasing sp. z o.o.  pod kątem potencjału biznesowego, dotychczasowego portfela wspólnych umów, wiarygodności, a w określonych przypadkach wykonywany jest screening potencjalnego Vendora przez dział ryzyka Millennium Leasing sp. z o.o.

W większości przypadków Millennium  sp. z o.o. zawiera z dostawcami przedmiotów leasingu umowy o współpracy, zakładające wynagrodzenie dla vendora za dostarczane leady do Millennium Leasing sp. z o.o. Umowy mają charakter agencyjny i nie wiążą stron na wyłączność.

W ramach Programów Vendorskich Millennium Leasing sp. z o.o. współpracuje zarówno z czołowymi dostawcami (importerami, dealerami) – liderami w swoich segmentach, jak również z mniejszymi podmiotami o charakterze lokalnym, np. z komisami samochodowymi. Vendorami Millennium Leasing sp. z o.o.  są dostawcy samochodów osobowych i ciężarowych, ciągników siodłowych i naczep, maszyn budowlanych, wózków widłowych, maszyn produkcyjnych np. do obróbki metali, plastiku, drewna, maszyn poligraficznych, a także instalacji fotowoltaicznych.

[GRI: FS5] Spółka dotychczas nie zobowiązywała dostawców przedmiotów leasingu do przestrzegania standardów etycznych i środowiskowych. W 2023 roku spółka planuje w zawieranych umowach z dostawcami włączyć klauzulę potwierdzającą przestrzeganie zapisów Kodeksu Etycznego przez dostawców.  Zobowiązania takie są stosowane w przypadkach zawierania przez Millennium Leasing sp. z o.o. z dostawcami umów grupowych, zgodnie z zasadami zawartymi w Kodeksie Etycznym Grupy Banku Millennium.