Zapobieganie konfliktowi interesów

[GRI: 2-15] Bank wdrożył „Politykę przeciwdziałania konfliktom interesów w Banku Millennium S.A.”.

Zgodnie z jej treścią, Bank wprowadził następujące zasady regulujące ten obszar:

• przyjmowanie oraz przekazywanie świadczeń pieniężnych i niepieniężnych (tzw. „zachęt”),
• przegląd oraz zatwierdzanie produktów,
• odpowiednia struktura organizacyjna (w tym przejrzyste schematy podległości służbowej) oraz bariery informacyjne,
• stosowane polityki wynagrodzeń,
• transakcje osobiste,
• prowadzenie działalności dodatkowej lub konkurencyjnej,
• transakcje z podmiotami Grupy Banku Millennium.

Za właściwe zarządzanie konfliktem interesów i nadzór nad nim odpowiedzialny jest Zarząd Banku. Departament Zapewnienia Zgodności okresowo, nie rzadziej jednak niż raz do roku, dokonuje, na podstawie zarejestrowanych przypadków istniejących konfliktów interesów, analizy przyczyn ich wystąpienia oraz przedstawia Zarządowi Banku wnioski zmierzające do ich wyeliminowania w przyszłości.

Odrębne regulacje w tym zakresie posiada Biuro Maklerskie Banku Millennium S.A., które stosuje się do Procedury identyfikacji, klasyfikacji i oceny przyjmowanych i przekazywanych przez Biuro Maklerskie Banku Millennium S.A. świadczeń pieniężnych i niepieniężnych w związku ze świadczeniem usług maklerskich oraz Regulaminu Transakcji osobistych osób zaangażowanych w Biurze Maklerskim Banku Millennium S.A.

Niektóre Spółki, oprócz regulacji wspólnych dla Grupy Banku, przestrzegają specyficznych regulacji, np. Millennium Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych stosuje się do „Regulaminu zarządzania konfliktami interesów w Millennium TFI S.A.”.

Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej są obowiązani powiadomić Bank o zaistniałym konflikcie interesów lub o możliwości jego powstania. Bank, poza mechanizmem samooceny członków Zarządu i Rady Nadzorczej, samodzielnie dokonuje własnych monitorowań i analiz w tym zakresie. Jeżeli na podstawie tej analizy Bank poweźmie informację o konflikcie interesów odnośnie do któregoś z członków wskazanych organów, to jednostka ds. zgodności dokonuje (samodzielnie albo na bazie sygnału od innej jednostki) zgłoszenia do Przewodniczącego Rady Nadzorczej/Prezesa Zarządu, albo do członka niezależnego Rady Nadzorczej/innego członka Zarządu. Członek Zarządu lub Rady Nadzorczej powinien  powstrzymać się od głosowania nad wszelkimi sprawami, w przypadku których znajduje się on w konflikcie interesów bądź też jego obiektywność lub zdolność do należytego wypełniania obowiązków może ulec zmniejszeniu.

O zaistniałych konfliktach interesów informowani są interesariusze. Ujawnienie informacji o konfliktach interesów jest stosowane przez Bank wyłącznie jako środek ostateczny, w sytuacji gdy Bank nie jest w stanie skutecznie przeciwdziałać i zarządzać konfliktem interesów. Bank ujawnia informacje dot. konfliktów interesów, wtedy, gdy utrzymuje się ryzyko rezydualne wystąpienia szkody dla interesariusza, oraz gdy rozwiązania organizacyjne lub administracyjne wprowadzone przez Bank nie są wystarczające w celu zapewnienia z należytą pewnością, aby ryzyko szkody nie występowało.