Ponadto w Banku powołano Rzecznika ds. Etyki – do którego zadań należy stanie na straży przestrzegania Kodeksu Etycznego, promowanie i informowanie o standardach etycznych, zlecanie kontroli przestrzegania zasad etycznych, weryfikowanie przypadków dotyczących łamania zasad etycznych. Pozostałe kwestie dotyczące roli Rzecznika ds. Etyki oraz systemu zarządzania etyką są opisane w rozdziale „Standardy etyczne i prawa człowieka”.
Mechanizmy zasięgania porad i sygnalizowania potencjalnych nieprawidłowości
Kluczowe polityki Grupy Banku Millennium publikowane są na stronie internetowej Banku. Ponadto polityki, procedury i instrukcje są udostępnione dla pracowników w intranecie korporacyjnym.
Pracownicy mogą uzyskać porady dotyczące realizowania założeń polityk firmy oraz praktyk odpowiedzialnego postępowania biznesowego kierując się do właściwych jednostek, w zależności od obszaru, którego ma dotyczyć porada. Przykładowo w zakresie realizacji polityki zapewnienia zgodności z przepisami i regulacjami nadzorczymi, a także z wewnętrznymi procedurami – jednostką właściwą będzie Departament Zapewnienia Zgodności; dla polityki kadrowej – Departament Kadr; w zakresie ryzyka kredytowego – Departament Ryzyka. W odniesieniu do praktyk odpowiedzialnego postępowania biznesowego właściwą jednostką do konsultacji jest Departament Zapewnienia Zgodności. Ponadto w Grupie wdrożono szereg rozwiązań, które – w ramach różnych kanałów komunikacji, w tym w oparciu o formułę „help desk” – zapewniają dostęp pracowników do porad i wyjaśnień dotyczących np. funkcjonowania produktów, działania procesów w Grupie, czy też kwestii formalno-prawnych.
[GRI: 2-16, 2-26] W Banku funkcjonuje system zgłaszania naruszeń rozumianych jako nieprzestrzeganie przez pracowników przepisów obowiązującego prawa, regulacji wewnętrznych lub standardów rynkowych. Pracownicy mają zapewnione procedury i narzędzia anonimowego zgłaszania naruszeń.
Proces ten odbywa się na podstawie obowiązującej w Banku Instrukcji zgłaszania naruszeń w Banku Millennium S.A. (w odniesieniu do potencjalnych naruszeń dokonanych przez pracowników, z wyłączeniem Członków Zarządu Banku) oraz Zasadach zgłaszania naruszeń do Rady Nadzorczej w Banku Millennium S.A.(w odniesieniu do potencjalnych naruszeń dokonanych przez Członków Zarządu Banku). Zgłoszenia można dokonać drogą mailową, wysyłając wiadomość na przeznaczoną do tego skrzynkę funkcyjną * NARUSZENIA – kanał niezapewniający anonimowości zgłaszającego lub pocztą – przesyłając list oznaczony jako „do rąk własnych” Prezesa Banku (jeśli zgłoszenie dotyczy pracowników Banku) lub Przewodniczącego Rady Nadzorczej (jeśli zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu Banku) – kanał zapewniający anonimowość zgłaszającego.
[GRI: 2-16] Zgłoszenia wnoszone w ramach opisanego powyżej procesu zgłaszania naruszeń są raportowane przez Departament Zapewnienia Zgodności w ramach obowiązków sprawozdawczych do Zarządu Banku, Komitetu Audytu Rady Nadzorczej oraz do Rady Nadzorczej. W roku 2022 nie zaraportowano ani jednego zgłoszenia.
