Brak notatek
Koszyk jest lusty
Wyślij do drukarki
Usuń
Raport finansowy i społeczny 2018

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny oraz polityka zapewnienia zgodności

Bank posiada system kontroli wewnętrznej obejmujący wszystkie jednostki organizacyjne Banku oraz podmioty zależne. Jest on zorganizowany w ramach trzech niezależnych poziomów tzw. trzech linii obrony.

W ramach pierwszej linii obrony funkcjonuje zarządzanie ryzykiem w jednostkach operacyjnych Banku. Na drugą linię obrony składają się jednostki odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem w Banku oraz Departament Zapewnienia Zgodności w zakresie zarządzania ryzykiem braku zgodności.

Z kolei w ramach trzeciej linii obrony funkcjonuje Departament Audytu Wewnętrznego. We wszystkich trzech liniach obrony, pracownicy, w ramach wykonywania przypisanych im obowiązków służbowych, odpowiednio: stosują mechanizmy kontrolne lub niezależnie monitorują ich funkcjonowania.

System kontroli wewnętrznej Banku funkcjonuje w sposób zapewniający osiąganie celów, które obejmują: skuteczność i efektywność działania Banku, wiarygodność sprawozdawczości finansowej, przestrzeganie zasad zarządzania ryzykiem w Banku  oraz zgodność działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

Bank posiada mechanizmy kontrolne, dostosowane do wskazanych powyżej celów systemu kontroli wewnętrznej, stopnia złożoności procesów, ryzyka powstania nieprawidłowości, specyfiki działalności Banku, stosowanych rozwiązań organizacyjnych, wykorzystywanych rozwiązań systemowych oraz dostępnych zasobów. Dla wyodrębnionych procesów istotnych wprowadzono dokumentowanie powiązania kluczowych mechanizmów kontrolnych z celami systemu kontroli wewnętrznej oraz oszacowanym ryzykiem ich nieosiągnięcia w postaci tzw. matryc kontroli wewnętrznej. Matryce kontrolne opisują również sposób monitorowania kluczowych mechanizmów kontrolnych. W trakcie corocznego przeglądu systemu kontroli wewnętrznej Banku, na bazie zaktualizowanych matryc kontroli wewnętrznej dla procesów istotnych, tworzona jest matryca systemu kontroli wewnętrznej Banku, prezentowana Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej oraz Radzie Nadzorczej Banku.

Nadzór i coroczną ocenę wprowadzenia i zapewnienia funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej sprawuje Rada Nadzorcza Banku.

Departament Audytu Wewnętrznego jest w ramach systemu kontroli wewnętrznej, wyspecjalizowaną jednostką trzeciej linii obrony, która dokonuje niezależnego przeglądu procesów i kontroli wewnętrznej w Banku oraz Grupie BM, weryfikując realizację zadań przypisanych pierwszej oraz drugiej linii obrony.

Celem prowadzonych działań jest dostarczenie Kierownictwu Banku oceny skuteczności i adekwatności systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz przysporzenie wartości i usprawnienie procesów w Banku i Grupie BM. W realizacji swej misji Audyt Wewnętrzny uwzględnia strategiczne cele i zadania organizacji określone przez Zarząd i Radę Nadzorczą Banku. Proces audytu wykonywany jest według Karty Audytu oraz Metodologii Audytu Wewnętrznego, propagujących międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego i dobre praktyki sztuki bankowej.

Departament Audytu Wewnętrznego jest jednostką niezależną, podlegającą Prezesowi Zarządu Banku, a wyniki swych działań raportuje Zarządowi, Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej oraz Radzie Nadzorczej Banku.

Działalność Audytu Wewnętrznego jest działalnością planową, ciągłą, wynikającą z realizacji misji i celów oraz przyjętej Strategii Departamentu, opartą na rocznym planie audytu. Podstawę procesu planowania stanowi ocena ryzyka poszczególnych obszarów i procesów Banku, służąca identyfikacji podwyższonego ryzyka i wspomagająca określanie priorytetów oraz zasobów do realizacji zadań. Proces planowania uwzględnia konsultacje z kierownictwem wyższego szczebla oraz właścicielami kluczowych procesów. Roczny plan audytu zatwierdzany przez Radę Nadzorczą Banku, jest realizowany w podziale kwartalnym przez doświadczonych i wykwalifikowanych profesjonalistów.

Audyt wewnętrzny  wykonuje niezależną i obiektywna działalność zapewniającą i doradczą. Działalność zapewniająca jest realizowana w ramach audytów procesu, funkcji niezależnego przeglądu, audytów placówek, audytów prewencyjnych oraz postępowań wyjaśniających. Działalność zapewniająca obejmuje dokonywanie oceny adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem oraz systemu kontroli wewnętrznej we wszystkich obszarach aktywności bankowej. Usługi doradcze mają na celu wspieranie organizacji w realizacji jej celów i świadczone są, o ile ich charakter nie zagraża niezależności, efektywności i obiektywizmowi działalności zapewniającej audytu wewnętrznego, ani też nie jest związany z projektowaniem mechanizmów kontrolnych i systemu zarządzania ryzykiem.

W 2018 roku Departament Audytu Wewnętrznego realizował zadania audytowe w Banku, spółkach zależnych Banku oraz podmiotach zewnętrznych, którym Bank, w zakresie dopuszczonym przepisami prawa, powierzył wykonywanie czynności bankowych i związanych z działalnością bankową, a także w ramach Grupy Kapitałowej BCP. Planowa działalność Departamentu obejmowała m.in. wykonywanie audytów kluczowych procesów biznesowych i procesów wsparcia, a także audytów finansowych, placówek oraz zgodności z zewnętrznymi wymogami regulacyjnymi. Wśród zadań wykonywanych przez Departament Audytu Wewnętrznego znalazły się również postępowania wyjaśniające i audyty prewencyjne.

Wyniki prowadzonego przez Departament Audytu Wewnętrznego we współpracy z Audytorem Zewnętrznym Grupy BCP przeglądu funkcjonowania całego systemu kontroli wewnętrznej, jak i wybranych jego elementów, są prezentowane cyklicznie i podlegają ocenie Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Banku oraz raz do roku Radzie Nadzorczej Banku.

Wdrożone rozwiązania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej w istotnym stopniu zabezpieczają Bank przed błędami w sprawozdawczości finansowej oraz dostarczają kierownictwu Banku informacji umożliwiających ocenę prawidłowości, wydajności i bezpieczeństwa funkcjonowania procesu sporządzania sprawozdań finansowych, mając również na celu jak najwyższą skuteczność zarządzania identyfikowanymi rodzajami ryzyka towarzyszącymi temu procesowi.

Wprowadzony przez Zarząd Banku system kontroli wewnętrznej, obejmujący swoim zakresem proces sporządzania sprawozdań finansowych, został tak przygotowany, by umożliwiał kontrolę ryzyka procesu przy zachowaniu odpowiedniego nadzoru nad prawidłowością gromadzenia, przetwarzania i prezentowania danych niezbędnych do sporządzania sprawozdań finansowych, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

Istotnym elementem systemu kontroli wewnętrznej w procesie sporządzania sprawozdań finansowych jest współpraca Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Banku z firmą audytorską realizującą usługi rewizji finansowej. Bank opracował politykę wyboru firmy audytorskiej  do przeprowadzania badania oraz politykę świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem. Wyżej wymieniony zakres informacji został ujęty w dokumencie „Polityka wyboru i współpracy z firmami audytorskimi”, który został zatwierdzony przez Komitet Audytu dnia 26 października 2017 r. Polityka określa:

1. zasady wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania:

a. badania ustawowego tj. badania rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Banku lub badania rocznego sprawozdania finansowego Banku, którego obowiązek przeprowadzania wynika z art. 64 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 61, 245, 791 i 1089) (dalej „Ustawa o rachunkowości”) przepisów innych ustaw lub przepisów prawa Unii Europejskiej,

b. badania dobrowolnego tj. badania rocznego sprawozdania finansowego, które jest przeprowadzane na podstawie decyzji Banku, a nie na podstawie art. 64 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, przepisów innych ustaw lub przepisów prawa Unii Europejskiej, przeprowadzane zgodnie z krajowymi lub innymi standardami badania, a także badanie rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Banku przeprowadzane zgodnie ze standardami innymi, niż krajowe standardy badania;

2. zasady świadczenia usług dozwolonych niebędących badaniem ustawowym lub badaniem dobrowolnym przez:

c. firmę audytorską przeprowadzającą badanie ustawowe lub badanie dobrowolne w Banku lub w Millennium BCP,

d. podmioty powiązane z firmą audytorską przeprowadzającą badanie ustawowe lub badanie dobrowolne w Banku lub w Millennium BCP, oraz

e. członka sieci firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie ustawowe lub badanie dobrowolne w Banku lub w Millennium BCP.

3. zasady współpracy Banku z firmami audytorskimi, podmiotami powiązanymi z firmą audytorską lub członkami sieci firmy audytorskiej w zakresie przeprowadzania badań ustawowych lub badań dobrowolnych oraz świadczenia usług dozwolonych.

Wyboru Audytora Zewnętrznego dokonuje Rada Nadzorcza na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu Rady Nadzorczej. Dodatkowo, mając na uwadze jakość danych finansowych prezentowanych w pozostałych publikowanych kwartalnych raportach okresowych, Bank wspólnie z Audytorem Zewnętrznym wdrożył procedury współpracy zapewniające konsultowanie na bieżąco istotnych kwestii związanych z ujmowaniem zdarzeń ekonomicznych w księgach i sprawozdaniach finansowych. Na posiedzeniach Komitetu Audytu Rady Nadzorczej, Audytor Zewnętrzny prezentuje kluczowe ustalenia dotyczące zagadnień raportowania finansowego, konsultuje z Komitetem Audytu drafty raportów oraz proponuje podejście do badania rocznego sprawozdania finansowego.

Na podstawie decyzji Rady Nadzorczej z października 2017 r., firmą audytorską badającą sprawozdanie finansowe Banku  i Grupy Banku za rok 2018 była firma PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. Badanie realizowane było w oparciu o umowę przedłużoną na ostatni, piąty rok współpracy. Mając na uwadze, wynikającą z przepisów prawa, obowiązkową rotację firm audytorskich i zbliżający się ku końcowi pięcioletni okres współpracy z firmą PwC, w roku 2018 Bank przeprowadził proces wyboru nowej firmy audytorskiej. Proces ten realizowany był zgodnie z „Polityką wyboru i współpracy z firmami audytorskimi” przyjętą przez Komitet Audytu 26 października 2017 r. Na posiedzeniu w dniu 25 października 2018 r. Komitet Audytu, zapoznał się ze Sprawozdaniem Zespołu Zadaniowego prowadzącego dla Banku proces wyboru firmy audytorskiej, zawierającym wnioski z procedury wyboru oraz wskazującym firmę audytorską rekomendowaną do przeprowadzenia badania ustawowego. W oparciu o Sprawozdanie, Komitet Audytu Zarekomendował Radzie Nadzorczej wybór Deloitte Sp. Z o.o. Sp. k. na Biegłego Rewidenta Banku Millennium S.A. oraz Grupy Banku Millennium na lata 2019-20. Rekomendacja ta została sporządzona w następstwie zorganizowanej przez Bank procedury wyboru spełniającej obowiązujące kryteria. Rada Nadzorcza w dniu 26 października 2018 r. zatwierdziła wybór Deloitte Sp. Z o.o. Sp. k. na Biegłego Rewidenta Banku Millennium S.A. oraz Grupy Banku Millennium na lata 2019-20.

Bank objęty jest skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym Grupy Kapitałowej Millennium BCP. W związku z tym, realizowany corocznie w Banku przegląd systemu kontroli wewnętrznej wspierającej proces przygotowania i publikowania informacji finansowych, podlega także warunkom i wymogom nadzoru skonsolidowanego, sprawowanego przez Bank Portugalii i Europejski Bank Centralny. Audytor Zewnętrzny Grupy BCP uczestniczył w 2018 roku w przeglądzie adekwatności i efektywności części systemu kontroli wewnętrznej Banku wspierającej proces przygotowania i publikowania informacji finansowych (sprawozdawczość finansowa) oraz wydał stosowną opinię w tym zakresie.

W roku 2018 badanie sprawozdania finansowego Banku zostało przeprowadzone przez PricewaterhouseCoopers sp. z o.o. W dniu 27 października 2017 r., Rada Nadzorcza Banku podjęła uchwałę dotyczącą wyboru PricewaterhouseCoopers sp. z o.o. jako podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych Banku Millennium S.A. oraz Grupy Kapitałowej Banku Millennium za rok 2018. Umowa o badanie została zawarta w dniu 5 kwietnia 2018 r.

 

Wynagrodzenie audytora z tytułu świadczonych usług na rzecz Grupy Kapitałowej Banku Millennium S.A.

Wynagrodzenia Audytora
(w tys. PLN)
2018 2017
Bank Spółki Bank Spółki
Badanie ustawowe w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach 745 321 744 321
Inne usługi atestacyjne 402 113 406 113
Usługi doradztwa podatkowego 0 0 0 0
Pozostałe usługi 0 0 100 0

 

Usługi inne niż badanie statutowe:

  • przegląd jednostkowego oraz skonsolidowanego śródrocznego skróconego sprawozdania finansowego Banku Millennium S.A., sporządzonych na dzień 30 czerwca 2018
  • przegląd śródrocznych skróconych sprawozdań finansowych funduszy inwestycyjnych Millennium TFI S.A., sporządzonych na dzień 30 czerwca 2018
  • badanie pakietu konsolidacyjnego sporządzonego na dzień 31 grudnia 2018 na potrzeby badania  skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy BCP
  • przegląd pakietów konsolidacyjnych sporządzonych na dzień 30 czerwca 2018 oraz 30 września 2018 na potrzeby przeglądu skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy BCP
  • weryfikacja pakietu konsolidacyjnego sporządzonego na dzień 31 marca 2018
  • usługa atestacyjna dotycząca wymogów w zakresie przechowywania aktywów klientów za rok 2018 dla Banku Millennium S.A. oraz Domu Maklerskiego Banku Millennium S.A.
  • usługa atestacyjna dotycząca oceny adekwatności systemu zarządzania ryzykiem w roku 2018 w Millennium TFI S.A.
  • usługa doradztwa w zakresie wymogów regulacyjnych dotyczących planu naprawy